Nhìn chung, các phần mềm ERP thiết kế sẵn
của nước ngoài sẽ có nhiều chức năng hơn, còn các phần mềm
trong nước có ít chức năng hơn hẳn, và các phần mềm
thiết kế theo đơn đặt hàng có ít chức năng nhất. Cũng nên lưu ý
rằng các chức năng có thể rất nhiều và chúng tôi chỉ trình
bày khái quát những chức năng quan trọng khi đánh giá
phần mềm kế toán/ERP.
Ngoài ra, một điểm cần lưu ý là các phần mềm
thường không mạnh ở tất cả các chức năng nhưng nổi bật
bằng cách mạnh hơn các phần mềm khác ở một số chức năng nhất
định. Chẳng hạn như SunSystems rất nổi tiếng về phân
hệ kế toán với đặc tính truy suất nguồn gốc trong khi MS
Solomon IV lại chuyên môn hoá về quản lý sản xuất và hàng tồn
kho.
1. Khả năng Thích ứng với Quy trình Kinh doanh của Phần mềm
Do các doanh nghiệp sản xuất có các quy trình hoạt
động kinh doanh khác nhau, một số phần mềm ERP chỉ có thể thích
hợp với một số ngành nhất định. Chẳng hạn như một số
phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một số
khác lại phù hợp với ngành sản xuất dược phẩm hơn.
Một cách đánh giá tốt là tìm hiểu xem bao nhiêu công ty cùng
ngành đã sử dụng phần mềm ERP và nói chuyện với nhân viên của
các đơn vị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng
các phần mềm này.
Khả năng thích ứng với hoạt động kinh doanh
của các phần mềm còn phụ thuộc vào mức độ mà doanh nghiệp phải
thay đổi quy trình hoạt động kinh doanh khi triển khai
phần mềm ERP. Nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP xác nhận họ gặp
nhiều khó khăn trong việc thuyết phục khách hàng thay
đổi một số quy trình hoạt động, ngay cả khi những thay đổi được
đề xuất dựa theo những thông lệ tốt nhất. Chẳng hạn
như việc cài đặt phần mềm ERP làm thay đổi quy trình sản xuất
kinh doanh dẫn đến việc một số cán bộ quản lý và nhân
viên trở nên không cần thiết và có thể mất việc. Vì vậy những
người này thường chống lại ý định cài đặt phần mềm.
2. Tích hợp các Phân hệ
Một số phần mềm hoạt động hiệu quả hơn các phần
mềm khác ở mức độ mà các phân hệ khác nhau tích hợp với
nhau – chẳng hạn như mức độ dễ dàng để thông tin có thể
chuyển giao giữa các phân hệ và mức độ dễ dàng để cài
đặt thêm một phân hệ mới vào phần mềm ERP hiện tại. Do một
trong những mục tiêu của ERP là sự chuyển giao thông tin trôi
chảy trong công ty, sự tích hợp dễ dàng giữa các phân
hệ khác nhau là rất quan trọng.
Chẳng hạn, bằng cách kết nối phân hệ bán
hàng với phân hệ công nợ phải thu, phân hệ hàng tồn kho và phân
hệ mua hàng, một đơn hàng của khách hàng (phân hệ bán hàng) sẽ
được kiểm tra dễ dàng với hạn mức bán chịu của khách
hàng đó (phân hệ công nợ phải thu), và nếu dưới hạn mức,
đơn đặt hàng của khách hàng có thể được phê duyệt. Đơn đặt
hàng này ngay sau đó sẽ tác động đến kế hoạch sản xuất
(phân hệ sản xuất) và được đối chiếu với lượng hàng còn trong
kho (phân hệ hàng tồn kho). Trong trường hợp cần phải
mua thêm vật tư thì điều này sẽ được phản ánh vào kế hoạch
mua hàng (phân hệ mua hàng) do phòng thu mua quản lý. Cuối
cùng, phòng kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu các
giao dịch này trong sổ sách kế toán.
Các phần mềm ERP nước ngoài thường có mức độ
tích hợp cao hơn giữa các phân hệ so với các phần mềm trong
nước. Tuy nhiên, một số công ty Việt Nam không sử dụng
hết nhiều đặc tính của các phần mềm nước ngoài. Các công ty
Việt Nam do đó nên cân nhắc kỹ càng chi phí phải trả
cho phần mềm ERP nước ngoài nếu mức độ tích hợp cao hơn giữa
các phân hệ không liên quan đến công ty.