Thuật ngữ “ERP” đã và đang thâm nhập vào đời sống doanh
nghiệp nhưng vẫn còn rất nhiều người hiểu mơ hồ về nó. Từ thực tiễn của một
người làm tư vấn về CNTT, tác giả đã ghi và giải đáp một số điểm băn khoăn mà
khách hàng thường đặt ra.
ERP là
gì?
Doanh nghiệp có thể đã xem thuyết trình một số giải pháp ERP
trong và ngoài nước, nhưng phần lớn thời gian ít ỏi này được công ty Phần Mềm sử
dụng để giới thiệu về những “thế mạnh” của giải pháp mà họ sẽ cung cấp. Doanh
nghiệp thậm chí còn chưa hiểu được đúng “thế nào là ERP” nên phần lớn không hiểu
được hết những gì mà nhà cung cấp muốn thuyết trình. Vậy ERP là gì? Tại sao ERP
lại có ý nghĩa đối với doanh nghiệp tới mức doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản
tiền lớn để mua ERP?
Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, ở đây
tôi sẽ nêu ra theo cách đơn giản nhất để bạn có thể hình dung về ERP.
ERP
là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh
nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện
của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể
doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế,
khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực,
các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và
tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn
lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên
ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các
chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được
mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản
lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc
tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của
doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất
kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng
để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả
các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu module
này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế
thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới
hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu
rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối
quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu
chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì
module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP.
Tóm
lại, bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản
lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản.
Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý,
và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức
năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.
Khác biệt cơ bản của
ERP so với việc duy trì nhiều Phần Mềm quản lý rời rạc
Điểm phân
biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều Phần Mềm quản
lý rời rạc khác (như Phần Mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là
tính tích hợp. ERP chỉ là một Phần Mềm duy nhất và các module của nó thực hiện
các chức năng tương tự như các Phần Mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này
còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống
ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách
tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty Phần Mềm và cách hiểu về Phần Mềm
ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về Phần Mềm thông thường. ERP là
Phần Mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy
trình.
Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp
hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất
để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm
vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng
rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong
cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được
hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện
theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một
quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một
chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết
quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là
thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin
đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của
doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng,
ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng
thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các Phần Mềm quản lý rời
rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh
doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các Phần Mềm
của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác
được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất
thấp và không có tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng,
ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng
tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự
động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên
Phần Mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ
nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả
quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.
Khi xây dựng hệ thống quản lý
chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi doanh
nghiệp, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và
các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu
tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp
VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy
trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ
của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
ISO.
Tại sao giá cả các hệ thống Phần Mềm ERP cao?
| |
|
Trào lưu triển khai ERP của các doanh nghiệp có thể sẽ thực sự
được bắt đầu trong năm 2007, khi VN đã chính thức gia nhập WTO. doanh nghiệp nào
dũng cảm đi tiên phong sẽ có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ và dù có thành
công hay không thì đổi lại doanh nghiệp cũng sẽ có được kinh nghiệm cần thiết.
điều cần suy nghĩ là các doanh nghiệp chậm chân hơn rất có thể sẽ phải trả giá
cho sự chậm trễ này. |
|
Đối với các công ty phần mềm, việc xây dựng hệ thống ERP khó
hơn rất nhiều so với các Phần Mềm đơn lẻ. Giá trị lớn nhất và cũng là điều khó
thực hiện nhất đối với công ty Phần Mềm là xây dựng được tính tích hợp trên phần
mềm. ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết
mối quan hệ tổng thể của tất cả các phòng, ban và nhân viên trong doanh nghiệp.
Cơ sở dữ liệu của ERP sẽ rất lớn và từ đó đặt ra thêm nhiều khó khăn cho các
công ty Phần Mềm (để giải quyết vấn đề lưu trữ và xử lý tốc độ hoạt động của
chương trình).
Một điểm khó nữa là để xây dựng được Phần Mềm ERP, các
công ty Phần Mềm không chỉ cần các kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực tin học
mà còn cần am hiểu về hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, ngành
nghề khác nhau. Thêm nữa, một Phần Mềm ERP tốt cũng chỉ quyết định chưa đến 50%
sự thành công của dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp. Yếu tố chủ quan của
từng doanh nghiệp (như nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo doanh nghiệp, hệ
thống quản lý, trình độ đội ngũ nhân viên...) quyết định tới trên 50% sự thành
bại của dự án. ERP là hệ thống Phần Mềm có phạm vi quản lý rộng trên toàn doanh
nghiệp, do đó thời gian triển khai dự án có thể kéo rất dài (thường là từ 6
tháng đến vài năm). Tất cả những yếu tố trên đây đẩy chi phí của công ty Phần
Mềm lên rất cao để có thể hoàn thành việc triển khai dự án cho doanh nghiệp. Do
đó giá cả của các hệ thống ERP cao hơn nhiều so với việc trang bị nhiều Phần Mềm
đơn lẻ cộng lại.
Băn khoăn của doanh nghiệp
Rất
nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh nghiệp trước ngưỡng cửa “tin
học hoá quản lý doanh nghiệp”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay
không? Và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một khi doanh
nghiệp chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP, cũng như doanh nghiệp sẽ được
gì khi trang bị hệ thống ERP thì doanh nghiệp chưa thể quyết định được về việc
triển khai ERP. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa doanh
nghiệp nay mai”, hoặc trước trào lưu hội nhập và gia nhập WTO, doanh nghiệp rất
sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý bằng việc “mua Phần Mềm ERP càng nhanh càng
tốt!”. Nhưng ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng
không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các doanh
nghiệp VN hiện nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển
khai ngay hệ thống ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu” vì
hiện không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này.
Tuy vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các công ty
cung cấp giải pháp ERP.
Một điều nữa làm cho các doanh nghiệp rất băn
khoăn là hiện nay ở VN chưa có nhiều doanh nghiệp triển khai thành công ERP để
các doanh nghiệp khác lấy làm “gương” và “noi theo”. Họ chỉ nghe rằng ERP là cái
gì đó “rất phức tạp” và có nhiều dự án triển khai ERP thất bại hơn là thành
công. Vì vậy tại thời điểm hiện nay, doanh nghiệp VN nào quyết định tiến hành
triển khai ERP sẽ là doanh nghiệp thực sự đi tiên phong và rất “dũng cảm”. Điều
này cũng đã xảy ra với Phần Mềm kế toán trước đây. Và các doanh nghiệp đi tiên
phong trong việc áp dụng Phần Mềm kế toán đều là các doanh nghiệp thành công.
Tất cả mọi thứ đều có giá của nó!
PC-World Việt Nam