Loại và hình thức hóa
đơn
V Các loại hóa
đơn:
- Hóa đơn GTGT: dành cho người nộp
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: dành cho người
nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Tổ chức, cá nhân
trong khu phi thuế quan khi bán hàng ghi rõ trên hóa đơn “Dành cho tổ chức, cá
nhân trong khu phi thuế quan”.
- Hóa đơn xuất
khẩu: dùng trong xuất khẩu, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được
coi như là xuất khẩu.
- Hóa đơn khác
gồm: vé, thẻ, tem, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu
tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ
thu phí dịch vụ ngân hàng…
+ Hình thức
hóa đơn:
- Hóa đơn tự
in: tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy
khác.
- Hóa đơn điện tử: tập hợp các thông
điệp dữ liệu điện tử được tạo lập, lưu trữ và quản lý theo Luật Giao dịch điện
tử.
- Hóa đơn đặt in: do tổ chức,
cá
nhân kinh doanh đặt in hoặc do cơ quan thuế đặt in để
bán.
- Các chứng từ được in, phát hành,
sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu
xuất kho hàng gửi bán đại lý.
· Nội dung trên hóa đơn đã
lập:
V Nội dung bắt buộc: phải thể
hiện trên cùng một mặt giấy.
- Tên loại hóa đơn.
Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ khác thì có thể đặt thêm tên khác
kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn.
Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ
GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH. Đối với hóa đơn xuất khẩu có thể có tên gọi khác
như INVOICE, COMMERCIAL
INVOICE…
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu
hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và năm phát hành hóa
đơn.
- Tên liên hóa đơn: Mỗi số hóa đơn
có từ 2 liên đến tối đa là 9 liên.
- Số thứ tự hóa đơn: gồm 7 chữ số
trong một ký hiệu hóa đơn.
- Tên, địa chỉ,
mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ,
mã số thuế của người mua;
- Tên hàng hóa,
dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền
ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa
đơn GTGT, ngoài dòng
đơn giá là giá chưa có thuế GTGT, phải có dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế
GTGT, tổng số tiền phải thanh toán.
- Người mua,
người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán
(nếu có) và ngày lập hoá đơn.
- Tên tổ chức
nhận in hoá đơn
- Hóa đơn được
thể hiện
bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt
bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt. Trường hợp hoá đơn
xuất khẩu chỉ sử dụng một ngôn ngữ thì sử dụng tiếng Anh.
- Doanh nghiệp
vừa có bán hàng trong nước vừa bán hàng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế
quan được sử dụng hoá đơn GTGT cho cả hai hoạt động trên.
V Nội dung không
bắt buộc: có thể tạo
thêm các thông tin khác, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo. Cỡ
chữ của các thông tin tạo thêm phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất của các nội dung bắt
buộc.
V Một số trường
hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:
- Hóa đơn
điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng đáp
ứng đủ điều kiện tự in không nhất thiết phải có chữ ký người mua.
- Các trường
hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp
nếu người mua yêu cầu người bán phải lập hoá đơn có đầy đủ các nội
dung:
+ Hóa đơn tự
in của siêu thị, trung tâm thương mại không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã
số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người
bán.
+ Tem, vé:
tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của
người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
+ Các trường
hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Tạo và phát
hành hóa đơn
V Tạo hoá đơn tự
in: Có hai
loại đối tượng được tạo hoá đơn tự in:
1. Các doanh
nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo in hóa đơn khi có MST gồm:
- Doanh nghiệp
thành lập trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ
cao.
- Các đơn vị
sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh.
- Doanh nghiệp
có mức vốn điều lệ từ năm (05) tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến
thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.
2. Doanh
nghiệp không thuộc đối tượng trên có đủ các điều kiện sau:
- Có MST, có
doanh thu, có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền).
- Là đơn vị kế
toán theo Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng gắn liền với phần mềm kế toán,
đảm bảo dữ liệu của hoá đơn được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời
điểm lập hoá đơn.
- Không bị xử
phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt mà
tổng số tiền phạt vi phạm dưới 20 triệu đồng trong vòng 365 ngày tính liên tục
từ ngày thông báo phát hành hoá đơn tự in lần đầu trở về trước.
- Tổ chức nêu
trên trước khi tạo hoá đơn phải ra quyết định áp dụng hoá đơn tự in gửi cho cơ
quan thuế (mẫu số 5.8 Phụ lục 5 Thông tư 153).
V Tạo hóa đơn
điện tử: được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính và được lưu trữ trên
máy tính của các bên theo quy định về giao dịch điện tử. Việc quản lý, sử dụng
hóa đơn điện tử theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
XUÂN THỦY, ACCA