PHẦN I: HƯỚNG DẪN CƠ BẢN
Đăng nhập
Cách 1: Ta tiến hành theo các bước như sau:
Start -> All Programs -> Hoàn Hảo Software -> Quản Lý Kho -> Quản Lý Kho
Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Quản Lý Kho trên Desktop
Kết thúc
Chọn Hệ Thống -> Kết Thúc để thoát khỏi phần mềm
Chức năng và cách sử dụng các thanh công cụ.
1. Hệ Thống: Thiết lập thông tin hệ thống.
Kết Thúc: Thoát khỏi phần mềm.
Đăng Xuất: Đăng xuất khỏi phần mềm (lưu ý phải đặt mật khẩu hoặc có từ hai tài khoản người dùng trở lên mới sử dụng được chức năng này).
Thông Tin: Thiết lập thông tin đơn vị sử dụng, địa chỉ, điện thoại...
Phân Quyền: Quản lý người dùng, phân quyền vai trò người dùng.
Thay Đổi Mật Khẩu: tạo hoặc thay đổi mật khẩu người dùng hiện tại.
Nhật Kí Hệ Thống: Xem lại thông tin nhật ký hệ thống (ghi nhận thao tác người dùng, như thêm xóa sửa dữ liệu… Chức năng này quan trọng cho việc quản lý và khắc phục khi gặp sự cố).
Sao Lưu: Sao lưu dữ liệu dự phòng.
Phục Hồi: Phục hồi dữ liệu đã sao lưu.
Sửa Chữa: Sửa chữa dữ liệu trong trường hợp dữ liệu sai hoặc lỗi.
Kết Chuyển: Kết chuyển số dư đầu kì.
2. Danh Mục: quản lý thông tin người dùng.
Khu Vực: Quản lý khách hàng, nhà phân phối.
Khách Hàng: Quản lý thông tin khách hàng.
Nhà Phân Phối: Quản lý thông tin nhà phân phối.
Kho: Quản lý các kho (Ví dụ: Kho nguyên liệu, kho bán thành phẩm, kho thành phẩm, kho chính, kho phụ…)
Đơn Vị Tính: Thiết lập đơn vị tính (VD: bộ, cái, thùng,...)
Nhóm Hàng: Thiết lập nhóm hàng hóa (VD: máy tính, tủ lạnh, máy lạnh, đồng hồ, sắt, thép, điện thoại...)
Hàng Hóa: Nhập danh mục hàng hóa, để khi xuất hoặc nhập kho chỉ cần chọn hàng hóa đó không cần phải nhập lại (VD: tủ lạnh Toshiba 2.5HP, máy tính Compaq 3.0Ghz,...)
In Mã Vạch: Quản lý mã vạch hàng hóa, in, đọc mã vạch.
Bộ Phận: Thiết lập cơ cấu phòng ban công ty (VD: Phòng Nhân Sự, Phòng Kinh Doanh…)
Nhân Viên: Quản lý thông tin nhân viên...
3. Kho Hàng: Quản lý kho (nhập, xuất, tồn, đóng gói, kiểm kê, nhập số dư ban đầu…).
Nhập Kho: Nhập hàng vào kho. Xuất Kho: Xuất hàng trong kho ra.
Tồn Kho: Xem lại thông tin hàng tồn.
Báo Cáo: Quản lý tổng hợp thông tin hàng tồn theo ngày, hàng hóa, số lượng, giá trị...
Chuyển Kho: Luân chuyễn hàng hóa giữa các kho.
Đóng Gói: Đóng gói thành phẩm, bán thành phẩm, sản phẩm đã lắp ráp.
Kiểm Kê: Kiểm kê hàng hóa trong kho.
Tổng Hợp Tồn Kho: Quản lý thông tin hàng hóa chi tiết trong kho, xem hàng tồn...
Nhập Số Dư Ban Đầu: Nhập dữ liệu đầu kỳ hoặc chuyển dữ liệu (import) từ file excel vào hệ thống phần mềm.
Lịch Sử Hàng Hóa: Ghi lại các thao tác nhập xuất kho.
Quản Lý Chứng Từ: Xem lại thời gian nhập, xuất chứng từ thành tiền.
4. Trợ Giúp: Hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm.
PHẦN II: THIẾT LẬP NHANH
Bước 1
Đăng nhập vào phần mềm
Bước 2
Thiết lập danh mục kho, nhóm hàng, đơn vị, hàng hóa, khách hàng, nhà phân phối.
Chọn Danh Mục -> Hàng Hóa -> Thêm.
Nhập thông tin hàng hóa -> Lưu & Đóng
(Áp dụng tương tự cho danh mục kho, nhóm hàng, đơn vị, khách hàng, nhà phân phối)
Bước 3
Nhập Kho
Chọn Kho Hàng -> Nhập Kho
Chọn Nhà Phân Phối -> Chọn Hàng Hóa -> Số Lượng -> Lưu
Bước 4
Xuất Kho: Xuất hàng trong kho ra.
Chọn Kho Hàng -> Xuất Kho
Chọn Khách Hàng -> Hàng Hóa -> Số Lượng -> Lưu
Bước 5
Tồn Kho: Xem hàng tồn và báo cáo.
Chọn ngày cần xem báo cáo (Ví dụ: 01/01/2010 đến 20/08/2010) chọn Xem Trước
PHẦN III: HƯỚNG DẪN NÂNG CAO
1. Hệ Thống: Thiết lập thông tin hệ thống.
Kết Thúc: Thoát khỏi phần mềm.
Đăng Xuất: Đăng xuất khỏi phần mềm (lưu ý phải đặt mật khẩu hoặc có từ hai tài khoản người dùng trở lên mới sử dụng được chức năng này).
Thông Tin: Thiết lập thông tin đơn vị sử dụng, địa chỉ, điện thoại...
Chọn Hệ Thống -> Thông Tin
Phân Quyền: (Ví dụ: Phân quyền cho nhóm kinh doanh chỉ xem được báo cáo mà không thể xem tồn kho được…)
Chọn Hệ Thống -> Phân Quyền -> Chọn Nhóm Người Dùng Cần Phân Quyền (VD Nhóm Admin (là nhóm quản trị)) -> Phân Quyền (sau đó điều chỉnh vai trò quyền hạn của nhóm người dùng này và chọn Lưu).
Thêm Người Dùng: Nhấn vào Thêm để thêm người dùng mới. Sau đó chọn Lưu & Đóng.
(Áp dụng cho vai trò)
Thay Đổi Mật Khẩu: Tạo hoặc thay đổi mật khẩu người dùng hiện tại.
Hướng dẫn thay đổi mật khẩu
Chọn Hệ Thống -> Thay Đổi Mật Khẩu
Nhập mật khẩu hiện tại (nếu cài đặt lần đầu thì mật khẩu để trống)
Nhập mật khẩu mới (mật khẩu mới bạn muốn đặt cho tài khoản đang dùng)
Nhập xác nhận mật khẩu mới (mật khẩu mới)
Nhật Ký Hệ Thống: Xem lại thông tin nhật ký hệ thống (ghi nhận thao tác người dùng, như thêm xóa dữ liệu… Chức năng này quan trọng cho việc quản lý và khắc phục khi gặp sự cố).
Chọn Hệ Thống -> Nhật Ký Hệ Thống
Sao Lưu: Sao lưu dữ liệu dự phòng để tránh trường hợp bị mất do hư hỏng phần cứng hoặc virus.
Phục Hồi: Phục hồi dữ liệu đã sao lưu.
Chọn Hệ Thống -> Sao Lưu
Đặt tên tập tin sao lưu dự phòng
Nhập đường dẫn thư mục chứa tập tin sao lưu dự phòng (có thể thiết lập đường dẫn qua ổ D:\ hoặc USB)
Phục Hồi: Phục hồi dữ liệu đã sao lưu.
Chọn Hệ Thống -> Phục Hồi Nhấn vào nút … -> Chọn tập tin đã được sao lưu (cần phục hồi) -> Phục Hồi
Sửa Chữa: Dùng sửa chữa dữ liệu hư hỏng hay lỗi trong quá trình thao tác hay nhập dữ liệu
Chọn Hệ Thống -> Sửa Chữa Dữ Liệu -> Thực Hiện
Kết Chuyển: Kết chuyển số dư đầu kì từ số dư đầu kì phiên bản đang sử dụng lên phiên bản mới hơn.
2. Danh Mục: Quản lý tất cả các thông tin khu vực, khách hàng,nhà phân phối,kho hàng và các danh mục khác.
Khu Vực: Quản lý khu vực khách hàng, nhà phân phối (vd khách hàng ở khu vực An Giang)
Khách Hàng: Quản lý thông tin khách hàng
Thêm khách hàng
Chọn Danh Mục -> Khách Hàng -> Thêm --> Nhập thông tin khách hàng -> Lưu & Đóng
Xóa khách hàng
Chọn Danh Mục -> Khách Hàng.
Chọn khách hàng cần xóa -> Xóa
Nhà Phân Phối: Quản lý thông tin nhà phân phối
(Xem hướng dẫn trong phần khách hàng)
Kho: Quản lý các kho (Ví dụ: kho nguyên liệu, kho bán thành phẩm, kho thành phẩm, kho chính, kho phụ…)
Tạo kho mới
Chọn Danh Mục -> Kho -> Thêm.
Đơn Vị: Thiết lập đơn vị tính (Ví dụ: bộ, cái, thùng,...)
Nhóm Hàng: Thiết lập nhóm hàng hóa (Ví dụ: máy tính, tủ lạnh, máy lạnh, đồng hồ, sắt, thép, điện thoại...)
Hàng Hóa: Nhập danh mục hàng hóa, để khi xuất hoặc nhập kho chỉ cần chọn hàng hóa đó không cần phải nhập lại (Ví dụ: tủ lạnh Toshiba 2.5HP, máy tính Compaq 3.0Ghz,...)
Bộ Phận: Thiết lập cơ cấu phòng ban công ty (Ví dụ: Phòng Nhân Sự, Phòng Kinh Doanh…)
Nhân Viên: Quản lý thông tin nhân viên...
3. Kho Hàng: Quản lý kho (nhập, xuất, tồn, lắp ráp, kiểm kê, luân chuyển hàng hóa…)
Nhập Kho: Nhập hàng vào kho.
Chọn Kho Hàng -> Nhập Kho
Chọn Nhà Phân Phối -> Chọn Hàng Hóa -> Số Lượng -> Lưu
Xuất Kho: Xuất hàng trong kho ra.
Chọn Kho Hàng -> Xuất Kho
Chọn Khách Hàng -> Hàng Hóa -> Số Lượng -> Lưu
Tồn Kho: Xem hàng hóa tồn kho.
Báo Cáo: xem chi tiết hàng tồn trong kho, xuất ra file excell để báo cáo.
Chuyển Kho: luân chuyễn hàng hóa giữa các kho.
Chọn Kho Hàng -> Chuyển Kho
Chọn nhân viên -> Chọn kho nguồn -> Chọn kho cần chuyễn đến -> Hàng hóa cần luân chuyễn -> Lưu Thêm
Đóng Gói: đóng gói hàng hóa (VD: lắp ráp linh kiện trong kho thành 1 máy tính, hoặc lắp ráp thành một chiếc xe,…).
Kiểm Kê: kiểm kê hàng hóa trong kho nhằm xác định số lượng chất lượng hàng hóa tại thời điểm kiểm kê.
Tổng Hợp Tồn Kho: xem hàng hóa tồn kho theo nghiệp vụ nhập, xuất (VD: xem hàng đã tồn bao lâu, từ ngày nào ....)
Nhập Số Dư Ban Đầu: nhập dữ liệu đầu kỳ hoặc chuyển dữ liệu (import) từ file excel vào hệ thống phần mềm.
Quản Lý Chứng Từ: xem lại thời gian nhập, xuất chứng từ thành tiền.
4. Trợ Giúp: hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm.
Hướng dẫn đăng ký phần mềm
Chọn Trợ Giúp -> Đăng Ký -> Nhập Mã Đăng Ký -> Tiếp Theo 
Hướng Dẫn Import Dữ Liệu Vào Phần Mềm Quản Lý Kho
Đường dẫn chứa file import dữ liệu ban đầu vào hệ thống phần
mềm.
C:\Program Files\Perfect Software\Perfect Stock Management
Thứ tự để import dữ liệu ban đầu
1.khuvuc.xls
2.khachhang.xls
3.nhaphanphoi.xls
4.nhomhang.xls
5.kho.xls
6.donvi.xls
7.hanghoa.xls
8.dauky.xls