Bản nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP 2008” được tập đoàn tư
vấn Panorama thực hiện từ tháng 12/2005 đến tháng 09/2008, thông qua bình chọn
trực tuyến, khảo sát và phỏng vấn trực tiếp đại diện của 1.322 tổ chức trên toàn
cầu đã ứng dụng ERP trong 3 năm trở lại đây. Các tổ chức được khảo sát thuộc
nhiều ngành nghề quy mô khác nhau, từ doanh nghiệp (DN) nhỏ đến các tổ chức đa
quốc gia với doanh thu hàng tỷ USD, ở khắp thế giới, trong đó đa số có trụ sở
tại Bắc Mỹ và Châu Á Thái Bình Dương.
Với mục đích xác định hiệu quả cũng như những hạn chế, rủi ro
và bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình triển khai ERP tại các tổ chức,
bản nghiên cứu đã mang đến cho người đọc cái nhìn tổng quan nhất về hiện trạng
ứng dụng ERP trên phạm vi toàn cầu. Nghiên cứu gồm 3 phần, sẽ được lần lượt giới
thiệu với bạn đọc kể từ kỳ này.
Thách thức lớn nhất: thiếu nhân sự
Kết
quả nghiên cứu của Panorama đã xác định những thách thức lớn nhất mà DN thường
hay gặp phải trong quá trình triển khai một dự án ERP (Hình B). Các ý kiến phản
hồi đã chỉ ra việc thiếu hụt nhân sự là vấn đề lớn nhất mà các đội dự án hay gặp
phải (38%). 33% nhận thấy việc thiếu hụt kiến thức chuyên môn về ERP là thách
thức lớn nhất, trong khi 19% cho rằng vấn đề là thiếu các nguồn lực cho dự án.
10% còn lại liên quan đến ngân sách.
Đáng ngạc nhiên là không có bất cứ
phản hồi nào đề cập đến vấn đề thiếu sự hỗ trợ của ban lãnh đạo. Kết quả này
khẳng định những yếu tố như: sự liên kết chặt chẽ của đội dự án, hiệu quả của
việc quản lý chuyển đổi và chất lượng đào tạo đội ngũ tham gia chính là chìa
khóa quyết định thành công trong tiến trình triển khai ERP. Cũng theo bản nghiên
cứu, với các DN coi nhẹ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và quản lý chuyển
đổi, sẽ thường xuyên gặp phải vấn đề thiếu hụt nhân lực tham gia và kiến thức
chuyên môn về ERP.
|
Một số nguyên tắc
giúp kiểm soát dự án ERP |
|
|
1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai, không chỉ
riêng đội CNTT, đều phải tham gia vào quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế
hoạch. Điều này sẽ giúp ban quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích
thực sự (cho từng phòng ban nghiệp vụ của DN) và chi phí tiềm ẩn khi triển
khai ERP. 2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà
cung cấp giải pháp. Rất nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai
ERP mà không dành thời gian xác định cụ thể các yêu cầu quản lý kinh doanh của
mình, đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau và lập kế hoạch cho một dự
án thành công. Các DN nên dành ít nhất từ 3 đến 4 tháng cho quá trình lựa chọn
và lập kế hoạch. Các DN lớn với hơn 1.000 nhân sự, hay doanh số hàng năm trên
500 triệu USD nên dành nhiều thời gian hơn cho những bước
này. 3. Thành lập ban chỉ đạo dự án. Ban chỉ đạo dự án nên
tham gia sát sao trong quá trình triển khai hơn là chỉ quan tâm đến những vấn đề
quản lý cấp cao. Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu
quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống
go-live. 4. Lập kế hoạch dự án và khung kế hoạch triển khai
một cách thực tế. Các DN thường không xác định được những chi phí cụ thể cho đến
khi có được kế hoạch triển khai, tuy nhiên rất nhiều DN lại cố dự đoán trước khi
phác thảo kế hoạch, đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến ngân sách hay bị đội
lên. 5. Hãy xác định thời điểm triển khai hợp lý. Nhiều DN
thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy. Có những DN dù đang
tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc hâụ,
không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức. Bởi lẽ có thể có những
giải pháp hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy
trình sản xuất kinh doanh, hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện
tại. |
|
98% dự án ERP bị kéo dài hơn dự
kiến
Những người đã từng tham gia triển khai dự án ERP đều biết
rằng việc hoàn thành đúng thời gian và ngân sách dự kiến luôn là nhiệm vụ bất
khả thi. Các đơn vị triển khai thường không thể hiện thực hóa được mong muốn về
thời gian cũng như chi phí cần thiết để vận hành (go-live) hệ thống trong điều
kiện các DN luôn muốn tối thiểu hóa rủi ro, đồng thời tối đa hóa các lợi ích thu
được.
Theo nghiên cứu, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra.
93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều”. Ngoài
ra, không có bất cứ DN nào hoàn thành sớm hơn kế hoạch.
Panorama đã
thống kê thời gian cần thiết triển khai ERP thường kéo dài từ 04 đến 60 tháng,
trong đó phần lớn các dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18 tháng.
Có
một thực tế là hầu hết các đơn vị triển khai ERP không thể đáp ứng được kỳ vọng
của khách hàng về thời gian triển khai dự án. Theo nghiên cứu cũng như kinh
nghiệm của Panorama, các dự án ERP triển khai thành công là khi các DN đã đánh
giá đúng thời gian cũng như những nỗ lực cần thiết.
Ngoài vấn đề thời
gian, chi phí triển khai bị đội lên cũng thường xuyên xảy ra trong các dự án
ERP. Như thống kê trong hình E, 65% các dự án ERP thường vượt ngân sách dự kiến.
Trong đó, hơn ¼ số lượng các dự án (27%) vượt 15%, và gần 1/5 (16%) vượt 50%
ngân sách. Đây là những thực tế rất đáng báo động.
Các công ty tư vấn vẫn
thường cảnh báo khách hàng về các chi phí tiềm ẩn liên quan khi triển khai ERP.
Những chi phí này là lý do chính khiến các DN phải chi nhiều hơn kế hoạch dự
kiến, có thể là các chi phí: phần cứng, đào tạo, quản lý chuyển đổi, quản lý dự
án, thuê nhân sự tạm thời để thay thế các thành viên dự án, và customize hệ
thống. Thường thì vấn đề hay bắt nguồn từ các CIO – những người chỉ quan tâm
trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không để tâm đến các vấn đề tài chính,
trong đó có chi phí triển khai nhiều như thế nào hay tỷ lệ hoàn vốn đầu tư là
bao nhiêu? Ngoài ra, một số DN đôi khi rơi vào “bẫy bán hàng” của các nhà cung
cấp ERP khi các nhà cung cấp này luôn tìm cách khiến khách hàng đánh giá thấp
vấn đề chi phí.
|
8 LƯU Ý ĐỂ TRIỂN KHAI ERP THÀNH
CÔNG |
|
Như số liệu trong hình G, chỉ 57% phản hồi là thỏa mãn hoặc thỏa
mãn vừa phải với hệ thống ERP của họ, trái ngược với 43% còn lại. Nhiều DN cho
rằng sự thành công hay thất bại phụ thuộc vào giải pháp, tuy nhiên theo
Panorama, thành công của các dự án ERP lại phụ thuộc phần lớn vào chiến lược và
hành động của đội triển khai dự án. Dưới đây là một số nhân tố chính được đúc
rút từ thực tiễn thành công trong triển khai ERP tại các
DN: 1. Trước hết tập trung vào các quy trình sản xuất kinh
doanh và xác định yêu cầu quản lý của DN, không nên quá chú ý vào vấn đề giải
pháp, kỹ thuật. 2. Tập trung để đạt được một tỷ lệ hoàn
vốn đầu tư (ROI) hợp lý, xác định các thước đo đánh giá chất lượng triển
khai và hiệu năng hoạt động sau khi go-live. 3. Cam kết
việc quản lý sát sao dự án và các nguồn lực cho dự án. 4.
Cam kết hỗ trợ của ban lãnh đạo DN 5. Dành thời gian lập kế
hoạch 6. Tập trung vào xử lý các dữ liệu (số liệu sản xuất,
kinh doanh...) và tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ 7.
Đào tạo đầy đủ và quản lý chuyển đổi 8. Hiểu rõ mục đích của
ERP |
Chỉ 21% hiện thực hóa được một nửa lợi
ích
Theo số liệu nghiên cứu từ bảng F, chỉ 21% DN hiện thực hóa
được 50% các lợi ích mà họ mong chờ từ hệ thống ERP. Ngoài ra, hơn ½ các DN
(57%) vấp phải tình trạng các hoạt động nghiệp vụ bị xáo trộn khi go-live hệ
thống. Tuy vậy ở mặt tích cực, 2/3 các DN được khảo sát (70%) nhận thấy việc tối
ưu hóa được đội ngũ nhân sự của mình khi triển khai ERP.
Như vậy, bất
chấp việc phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn dành cho ERP, vẫn không có gì đảm bảo
những lợi ích mà DN thu được. Thêm vào đó, rủi ro trong quá trình triển khai còn
có thể gây ra sự xáo trộn trong các hoạt động nghiệp vụ cốt lõi của DN. Đây
chính là những nhân tố làm ảnh hưởng đến tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) của dự
án ERP.
Lê
Hưng - PC World Viet Nam